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Charte de confidentialité

Dernière mise à jour le 14 septembre 2018

Dans le cadre de ses activités et des services qu’elle fournit à ses clients, COALLIS est susceptible de procéder à la collecte et au traitement de certaines données à caractère personnel au sens du Règlement général du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016 et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « Loi Informatique & Libertés » dans sa version en vigueur.

La présente charte de confidentialité a pour but de présenter la manière dont la collecte et le traitement de ces données personnelles sont mis en œuvre par COALLIS, quelles sont leurs finalités et quels sont les droits dont les personnes concernées disposent en application des textes susvisés.

Cette Charte complète les conditions contractuelles de COALLIS. Elle pourra être modifiée à tout moment. La version en vigueur est celle mise en ligne sur le site internet de COALLIS accessible à l’adresse URL www.coallis.com.

1. Qu'est-ce qu'une donnée personnelle  ?

Selon le RGPD, une donnée personnelle consiste dans « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Il peut s’agir d’un nom, d’un prénom, d’un numéro de téléphone, d’une adresse électronique… de même que des informations techniques relatives à la navigation sur un site internet.

Par commodité, toutes les informations à caractère personnel qui sont ou sont susceptibles d’être collectées et traitées par COALLIS dans le cadre de ses activités seront ci-après collectivement désignées par le terme « Données ».

2. Qui est le responsable du traitement de données mis en œuvre  ?

Le responsable du traitement des Données est la société BUSINESS RELATIONSHIP MANAGEMENT, exerçant ses activités sous le nom commercial « COALLIS », société à responsabilité limitée au capital de 7.600 euros, identifiée sous le numéro 448 188 755 RCS Lille, dont le siège social est sis 11 ter allée Gabriel à Marcq-en-Barœul (59700), représentée par son Gérant, Monsieur Bernard SORIANO.

3. Quelles sont les données collectées par COALLIS  ?

COALLIS est un prestataire de services spécialisé dans le développement de clientèle. Dans le cadre de ses prestations, COALLIS identifie des prospects et clients potentiels pour ses propres clients, les démarche et vise à améliorer le taux de signature de nouveaux contrats.

La prospection et le suivi de la contractualisation nécessitent la collecte et le traitement de certaines Données relatives aux prospects identifiés par COALLIS, comme les coordonnées d’interlocuteurs au sein d’entreprises (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique), leur poste dans l’entreprise qui les emploie ainsi que, le cas échéant, leur parcours professionnel. Dans tous les cas, il s’agit d’informations strictement professionnelles. COALLIS ne collecte pas d’informations relatives aux habitudes de vie, à la situation patrimoniale… et encore moins de données sensibles au sens du RGPD et de la Loi Informatique & Libertés.

Par ailleurs, COALLIS tient, comme toute société, un registre de ses propres clients et conserve donc des Données relatives à ces derniers, comme le nom, le prénom et les coordonnées de ses interlocuteurs, les contacts chargés de la facturation, de même que des informations relatives aux prospects démarchés pour chacun de ses clients, ainsi qu’une trace des contrats conclus.

Enfin, en naviguant sur le Site, certaines Données concernant les internautes sont automatiquement collectées et traitées par Nos soins. Il s’agit de l’adresse IP (Internet Protocol) du terminal informatique utilisé, de la date et de l’heure de connexion, du type d’ordinateur utilisé, du système d’exploitation et du logiciel de navigation employé, de la résolution de l’écran, ainsi que le nom du fournisseur d’accès à internet. Ces données Nous servent à personnaliser la navigation sur le Site, à garantir l’établissement correct de la connexion, à évaluer la sécurité du système et à déterminer des statistiques d’utilisation. Elles sont collectées par le biais de cookies, c’est-à-dire des fichiers texte qui sont ensuite stockés sur le support de stockage du terminal utilisé.

4. Sur quelle base légale les données sont-elles collectées et traitées par COALLIS ?

Toutes les Données qui sont collectées et traitées par COALLIS le sont en vertu d’un fondement légal dûment identifié, conformément au RGPD et à la Loi Informatique & Libertés :

  • les Données relatives aux prospects sont collectées à partir d’informations disponibles publiquement et/ou obtenues directement par COALLIS dans le cadre de ses activités. Ces Données peuvent donc avoir été obtenues avec le consentement de la personne concernée ou bien aux fins d’exécution de mesures précontractuelles. Dans tous les cas, ces Données ont été collectées et sont traitées conformément aux intérêts légitimes de COALLIS, étant entendu que ni cette collecte ni ce traitement ne sont susceptibles de porter atteinte aux intérêts, libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, qui peuvent d’ailleurs exercer simplement tous leurs droits légaux vis-à-vis de COALLIS ;

  • les Données relatives aux clients de COALLIS sont collectées sur la base du consentement de ces derniers et sont ensuite traitées aux fins d’exécution d’un contrat ;

  • les Données collectées de manière automatique sur le Site sont nécessaires aux fins légitimes que Nous poursuivons (en particulier l’établissement de statistiques de connexion au Site), étant précisé que ni la collecte ni le traitement de ces données ne sont susceptibles de porter atteinte aux intérêts ou aux libertés fondamentales des internautes. Il s’agit de Données techniques anodines, qui sont collectées par la très grande majorité des sites internet actuels et qui n’ont d’intérêt que sur le Site. Ces données sont collectées par Google Analytics.

5. Quel usage faisons-nous des données que nous collectons ?

Les Données que Nous collectons sont utilisées pour les finalités déterminées suivantes :

  • les Données relatives aux prospects sont exploitées dans le cadre de Nos prestations de démarchage commercial. Schématiquement, COALLIS contacte les interlocuteurs dont elle a les coordonnées afin de leur proposer de nouveaux marchés ;

  • les Données relatives aux clients de COALLIS sont exploitées uniquement pour assurer la gestion de la relation commerciale avec ces derniers, par exemple le suivi de la collaboration ou encore l’établissement de la facturation ;

  • les Données collectées automatiquement sur le Site sont utilisées à des fins statistiques et dans le but de permettre le bon fonctionnement dudit Site.

6. À qui les données que nous collectons et traitons sont-elles communiquées ?

Les Données relatives aux prospects que Nous identifions et contactons sont fournies à Nos clients pour les besoins de l’exécution du contrat que COALLIS a conclu avec ces derniers.

Toutes les autres Données sont conservées par COALLIS et ne sont transmises à aucun tiers, sauf autorisation expresse et préalable des personnes concernées.

Nonobstant ce qui précède, le cas échéant, Nous pourrons être contraints de coopérer avec les autorités, étatiques, administratives ou judiciaires, notamment les autorités de supervision chargées d’assurer l’exécution du RGPD et de la Loi Informatique & Libertés. Nous Nous réservons le droit de divulguer toute information collectée et traitée par Nos soins aux autorités compétentes lorsque Nous serons enjoints de le faire, par exemple dans le cadre d’une enquête judiciaire. Nous pouvons également être contraints de communiquer certaines Données à nos avocats, par exemple aux fins de traitement d’un litige.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées  ?

COALLIS conserve les Données personnelles qu’elle détient sous une forme identifiable pendant la stricte durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité du traitement concerné.

Ainsi, schématiquement :

  • les Données relatives aux prospects sont conservées dans Notre base de données pour les besoins des contrats conclus avec Nos clients ou à conclure avec Nos futurs clients. Ces Données alimentent Notre base de contacts et cette base constitue l’un des actifs essentiels de Notre activité ;

  • les Données relatives à Nos clients sont conservées pendant la durée de la relation commerciale et jusque 5 (cinq) ans après la fin de cette dernière, sauf obligation légale de conservation plus longue (par exemple les Données de facturation) ;

  • les autres Données, en particulier les statistiques, sont conservées sous une forme anonymisée ne permettant pas l’identification des personnes concernées.

8. Quels sont les droits des personnes relativement aux données qui les concernent  ?

COALLIS respecte les droits qui sont accordés par le RGPD et la Loi Informatique & Libertés.

Ainsi, chaque personne physique dispose du droit de demander l’accès aux Données qui la concernent et qui sont conservées par COALLIS, de même que la rectification ou l’effacement de celles-ci, voire la limitation du traitement relatif aux Données la concernant, ainsi que le droit de s’opposer à leur traitement.

Selon certaines hypothèses, en cas de limitation du traitement ou d’opposition au traitement, COALLIS ne pourra plus être en mesure de fournir certains services. Par ailleurs, en cas d’exercice du droit d’opposition ou du droit à l’oubli, certaines informations pourront malgré tout être conservées par COALLIS afin de se conformer à ses obligations légales.

Pour exercer ces droits, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : arnaud.fontaine@coallis.com.

S’agissant de Google Analytics, vous pouvez empêcher la collecte de données relatives à votre utilisation du Site (notamment Votre adresse IP) par le cookie et le traitement de ces données par Google en suivant le lien ci-dessous et en téléchargeant le plug-in adapté à votre navigateur : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Enfin, chaque personne concernée a le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données. Pour ce faire, il est possible de s’adresser à l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données de la région dans laquelle la personne demeure ou, en tout état de cause, la CNIL pour la France : www.cnil.fr.

9. Comment les données sont-elles protégées par COALLIS ?

En sa qualité de responsable de traitement, COALLIS s’engage à mettre en œuvre et à maintenir, à ses frais, des mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de traitement et de sécurité des Données, conformément aux articles 32 à 34 du RGPD.

COALLIS veille ainsi à ce que ces mesures techniques et organisationnelles soient de tous temps adaptées aux risques particuliers présentés par ses activités de traitement, au regard de la nature des informations collectées, en particulier pour protéger les Données contre la destruction, la perte, la modification, la divulgation non autorisée ou l’accès, de manière accidentelle ou illicite.

Ainsi, s’agissant des mesures techniques mises en place par COALLIS :

  • toutes les Données sont conservées et sauvegardées sur des serveurs situés en France ;

  • Notre base de données est sécurisée par le biais de mots de passe complexes ;

  • les accès administratifs aux serveurs sont limités à certaines adresses IP déclarées chez notre prestataire d’hébergement.

S’agissant des mesures organisationnelles, seuls certains membres du personnel de COALLIS sont autorisés à avoir accès aux Données et tous nos salariés sont soumis à une stricte obligation de confidentialité portant sur l’ensemble des informations dont ils ont connaissance dans le cadre de leur mission.

COALLIS s’engage par ailleurs à tenir, mettre à jour et conserver des registres complets et précis concernant les traitements de Données qu’elle met en œuvre.

10. Des transferts internationaux des données sont-ils mis en œuvre ?

Non : toutes les Données sont conservées sur des serveurs situés en France.

11. Des questions complémentaires ?

Pour toute question complémentaire concernant la manière dont COALLIS collecte et traite les Données, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : arnaud.fontaine@coallis.com.